TrelloでGTDを活用するやり方とタスク管理の方法

ライフハック
  • 仕事が忙しくてプライベートが充実しない・・・
  • 休日も仕事のことを考えてしまい休まらない・・・


と、悩んでる方は多いと思います。私も以前は仕事が忙しくて家返ってきたら疲れてベッドにバタンキュー、気づいたら朝になってるとか、休日にも仕事のこと考えて頭痛くなるなんて日々を送っておりました。

そんな時に、会社がGTD理論というのを実践しよう!と全社的に取り組み始めたのです。最初ははいはいワロスワロスと舐めてましたが、実践していく内にハマりました。

Getting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)、略称 GTD(ジー・ティー・ディー)は、個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで[要出典]LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。

基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

https://ja.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done



なぜハマったかと言うと、ごちゃごちゃしていた頭のやることリストが、クリアになりスッキリして普段の仕事のストレスが激減したからです。

そして、最近ではプライベートでもGTD理論を活用しよう!と取り組み始め、いいツールないかな〜と探していた所にTrelloと出会いました。


Trelloの直感的な操作が出来る使いやすさに感動し、今では全てのやることリストをTrelloで管理して生活しています。

前置きが長くなりましたが、今回は私が実践しているTrelloとGTD理論を用いた日々のタスク管理術について、簡単にまとめていきます。

GTD理論ってそもそも何?

先程も少し紹介しましたが、GTD理論の基本は
「今やってる仕事だけを意識し、それ意外のすべきことは気にしない」
です。

GTD理論は以下5つのステップで行うことができます。

収集やらなければいけないことや、気になってること全てリスト化する
処理必要性の無いことは全て消し、2分以内で出来るタスクは今直ぐ行う
整理必要性のあるタスクに優先順位を付ける。今やってることは「Doing」リストに入れる
見直し自分の近況で実行可能かどうか、全てのタスクリストを再処理する
実行「Doing」リストに入れているタスクを実行する

Trelloの使い方説明

Trelloはかんばん方式と言って、トヨタ社が開発した各タスクをグループ化して、横並びの掲示板方式で表示される方式を取っています。

YUUKIのTrelloボード


ここで、簡単にTrelloの画面構成を説明したいと思います。

Trelloは以下のような階層で構成されています。

  • ボード
    • リスト
      • カード
        • チェックリスト
          • アイテム
          • 期限
          • 他・・・



↑の画像は私のTrelloで、作成したタスク管理ファイルのことを、Trelloでは「ボード」と呼びます。(Excelのワークブックみたいなものだと思ってください)

そして、「INBOX」や「Doing」など、各カテゴリー別に分ける機能を「リスト」と呼びます。
そのリストの中に各タスクが書いてありますが、これが「カード」です。

Trelloのカードを開くと、各カードに詳細な説明や、チェックリスト、期限などを設けることができます。


Trelloの使いやすいところは、各リストやカード、チェックリストなどをドラッグアンドドロップでサクサク移動出来る所です。Excelのように煩わしくなく、直感的に管理出来ます。

TrelloでGTD理論を活用する方法

先程お話した、GTD理論の活用ステップを、Trelloでは以下のように紐付けることができます。

収集まず「INBOX」リストを作り、その中で今やるべきことを全てカード化する
処理必要性のないカードは、新たに「Complete」リストを作ってその中に入れ、2分で処理可能なタスクは今直ぐ終わらせてCompleteへ入れる
整理タスクに優先順位を付け、今やってることは「Doing」に、近日中にすべきことは「Todo」、数週間以内にスべきことは「Next」、いつかやることは「Defferd」リストに、それぞれのリストに分ける
見直し自分の決めたスパンで、各カードを見直す
実行「Doing」に入っているカードを実行する

TrelloでGTD理論を活用するメリット

上記のやり方でGTDを実施すると、「Doing」リストに入っているカードだけに意識することが出来る(今やるべきことに集中出来る)ので、頭の中がクリアになるんですよね。


例えば、仕事中にトイレ行って戻ってきた時に、「何やればいいんだっけ」となると思いますが、そんな時は直ぐTrelloのボードの「Doing」に目を向け、カードを処理していけば、別の仕事を気にせずにすみます。


マルチタスクが苦手でも、Doingのカードにだけ意識すればいいので、優先度の高い仕事だけを実施する事ができます。

終わったら、カードを「Complete」に入れて、次のカードを実践。
数時間おきにでもカードを見直して優先順位を再確認すれば、コロコロ変わるタスクの優先度に振り回されなくて済みます。


Trelloを使うコツとしては、「何やるんだっけ」となったら反射的にTrelloを見る習慣を付けることです。
そうすることで、今すべきことを忘れずに、仕事に取り組むことができます。


もちろん、私のようにプライベートに取り入れるのも良いでしょう。
そうすると、貴重なプライベートな時間を無駄にせず過ごす事ができます。

TrelloでGTD理論を活用するやり方とタスク管理の方法まとめ

まとめると、Trelloとはかんばん方式でタスクを管理出来るツールで、GTDとは今やるべきことだけにフォーカスしてタスクを処理する理論。

TrelloでGTD理論を活用するには、以下GTDのステップをTrelloの使い方に当てはめて行う。

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. 見直し
  5. 実行


日々の仕事が終わらず残業続きだったり、プライベートが充実せず困っている方に、ぜひともTrelloとGTD理論はおすすめしたいです。

Trelloの登録はSNS連携で直ぐ出来ますので、今直ぐにでも取り掛かってみましょう。

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